会社の鍵を紛失した時の対処法

会社の鍵を無くして困っている女性

会社の鍵を無くした場合は、必ず上司に報告をしてください。

鍵開け業者を呼んだり、同僚から鍵を借りて合鍵を作るなど、上手にやれば会社にバレずに対処できる場合もあります。
しかし、無くした鍵が第三者に悪用された場合、鍵を無くしたあげくに報告を怠った従業員個人の責任を追及されるリスクがあります。

鍵を無くして会社に報告をすれば、始末書を書かされて厳しく指導されます。
しかし、怒られるのは一時的なもので、報告した瞬間に会社または上司(管理者)に悪用された場合の責任が移行します。

自分で全て対処した場合

■ 費用は自己負担

・鍵開け業者の出張費用および鍵作成費用で1~3万円以上
・合鍵作成なら500~6,000円(鍵の種類によって変わる)

■ メリット

・バレずに第三者の悪用がなければ、音沙汰なし
・精神的負担が少ない
・直近の人事評価に影響しない

■ デメリット

・第三者に悪用されるリスクが高い
・会社に損害が出ると個人への賠償責任や会社の経営難で同僚にも迷惑がかかるなど大事に発展する
・第三者に悪用されなくても、会社に隠して対処したことがバレると、大きく評価を下げる(懲戒処分になる場合も)

会社(上司・管理者)に報告した場合

■ 費用は基本的に会社負担(上司や管理者の判断によって例外あり)

■ メリット

・報告したことで、その後の対応や判断のミスの責任が会社や上司・管理者に移行する
・従業員思いのホワイト企業なら、鍵の交換などに関する費用が会社負担になる
・始末書を書かされることはあっても、鍵を無くした程度で人事や賞与・昇給に大きな影響が出ることは少ない

■ デメリット

・始末書を書くなど手間が多い
・嫌味を言われるなど精神的負担が大きい

将来のことを考えれば、如何なるケースでも報告をするべき

会社に雇用されて組織の一員として仕事を行う場合は、報告・連絡・相談(ホウ・レン・ソウ)をしっかり行うのが常識です。
落とした鍵を悪用されなかったとしても、大切な会社の鍵を落としたことを報告しない行為がバレると、会社や上司からの信用を失います。
正社員雇用など、この先も長く仕事を続けたい場合は如何なる状況でも会社に報告するべきです。

排水溝や海や川に落とした場合など、第三者が拾って悪用する可能性が極めて低い場合は、会社に隠して対処するリスクが比較的少ないです。
悪意のある第三者に盗まれた可能性があるなど、少しでも悪用されるケースがあれば、大事にさせないためにも、報告をして警察への届出鍵のシリンダー交換など適切な対処をするべきです。

無くした鍵を使った犯罪が発生する比率は低いですが、もし会社の財産や個人情報が流出したら、会社の経営に大きな打撃を与えてしまいます。
個人に責任追及されると一生かけても償えない負債を抱えることもありますし、会社が倒産して従業員全員の人生を狂わせてしまうこともあります。

従業員が無くした鍵トラブルの責任問題

従業員が紛失した会社の鍵

一般的な会社の就業規則では、「故意または重大な過失によって会社に損害を与えた場合、損害の一部または全額賠償を行わせる」といった記述が入っているものです。
解釈は経営者や管理者の判断になりますが、一般常識では迅速な報告をした場合は故意または重大な過失に該当しません。
報告せずに悪用されて大きな損害が出た場合は、個人に対して責任追及される場合があります。

ただし、労働法の概念では従業員の過失は会社の過失(使用者責任)になるので、鍵トラブルで当事者の従業員が高額請求される事例は少ないです。
複数のシリンダーを交換したり、電子錠の交換、会社全体のセキュリティ体制のアップデートなどを理由に数十万円以上の請求をされた場合は、不当請求に該当する可能性が高いので労働基準監督署などに相談してみてください。

個人責任の追求で会社から損害賠償請求される事例が少なく、報告しなければ隠し通せる可能性があれば、報告するのはデメリットしかないと思う人もいるでしょう。
しかし、何かあった時に会社が責任を取れば、従業員全員のボーナスカットなど、自分だけの問題では済まなくなってしまいます。
従業員に会社の鍵を預けた時点で、会社側は紛失トラブルリスクがあることを理解しているべきです。

大企業になるほど、形式的な始末書を書かされることはあっても、本人が思っている以上に罰則や指導は緩いケースが多いです。
報告したことで、立場が悪くなるような厳しい指導をしてくる会社は、万一のことがあったり隠して対処したことがバレると、さらに厳しい指導や処分、賠償請求が行われます。
会社の体質や責任問題のリスクに関係なく、鍵の紛失は必ず報告を行いましょう。

会社の鍵を無くした場合の対処法

・無くした状況を把握する(悪用リスクを考える)
・警察に届出を出す
・オフィスビルの共同鍵だった場合は管理組合等に報告を入れる
・状況に応じてシリンダー交換など、悪用防止の対策を講じる
・再発防止策を講じる

上記は一般的な会社側が行う対処です。
会社のオフィスや、悪用された際の損失リスクなどで適切な対処法が変わってきます。
経営者や管理者は、あらゆるリスクや派生するリスク(同じビルに入っている企業への影響)などを整理して、考えられる状況に対して正しい処置を取りましょう。
鍵を無くした従業員は、会社の指示に従って「そこまでやらなくても・・・」と思うことでも文句を言わず、スピーディーに対応してください。